ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее употребительными из них являются:

1. По характеру информационных связей предприятия:

• внешние– нормативные документы вышестоящих органов (налоговой службы, органов соцзащиты), а также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций;
• внутренние– документы, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия.

1. По назначению в процессе управления:

• организационные– устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников;
• распорядительные– приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю», «Обязываю», «Решил»);
• документы по личному составу– документы устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. К ним относятся приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате;
• информационно-справочные– письма, справки, факсы, докладные за- писки, телефонограммы и т.д.

1. По направленности документопотока:

• входящие– поступившие от других организаций;
• исходящие– документы, которые отправляются другим организациям;
• внутренние– имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию для решения внутрипроизводственных задач.

1. По содержанию:

• первичные– документы, в которых зафиксированы исходные данные;
• сводные– документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

1. По типу носителя:

• бумажные;
• электронные– документы, выполненные с использованием прикладной программы и хранящиеся на машинном носителе.

1. По форме:

• индивидуальные– содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки);
• трафаретные– часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;
• типовые– созданные для группы однородных предприятий.

1. По срокам исполнения:

• срочные– требующие исполнения в определенный срок,
• несрочные– для которых срок исполнения не установлен;

1. По виду оформления:

• подлинники– подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз;
• копии– повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
• выписки– документы, содержащие сведения из того или иного раздела подлинника. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
• дубликаты– документы, выдаваемые в случае утери подлинного документа и имеющие одинаковую юридическую силу с подлинником.

1. По сложности:

• простые– посвящены одному вопросу;
• сложные– охватывают несколько вопросов.

1. По происхождению:

• служебные– затрагивают интересы предприятия;
• личные– касаются конкретного лица и являются именными.